Plone kann Benutzer einer Website zu Gruppen zusammenfassen. Gruppen bilden beispielsweise die Organisationsstruktur der Firma oder Gemeinschaft ab, die die Website betreibt. Ein Benutzer kann mehreren Gruppen angehören.
Gruppen anzulegen und ihnen Benutzer zuzuordnen ist Aufgabe des Administrators. Plone bringt zwei vordefinierte Gruppen mit: »Administratoren« und »Redakteure«. Zudem gibt es die Gruppe »Angemeldete Benutzer«, die immer die gerade an der Website angemeldeten Benutzer enthält.
Ist Ihre Website entsprechend konfiguriert, legt Plone für jede neue Gruppe einen Gruppenarbeitsplatz an. Dabei handelt es sich um Ordner, die in einem eigenen Gruppenbereich liegen. Der Gruppenarbeitsplatz hat für die Gruppe die gleiche Bedeutung wie der persönliche Ordner für einen Benutzer. Für die vordefinierten Gruppen gibt es keine Gruppenarbeitsplätze.
Sie erreichen den Gruppenbereich über den Reiter »Gruppen« in der Hauptnavigation.
Da eine Gruppe der Besitzer ihres Gruppenarbeitsplatzes ist, können alle Gruppenmitglieder dort Artikel anlegen, bearbeiten und löschen. Der Gruppenarbeitsplatz eignet sich somit beispielsweise dafür, gemeinsam einen Artikel für die Veröffentlichung auf der Website vorzubereiten.
Gruppenarbeitsplätze sind zunächst nicht öffentlich einsehbar, da sie den Status »privat« haben. Wenn der Gruppenarbeitsplatz veröffentlicht wurde, kann er von allen eingesehen werden, Artikel im Revisionsstatus »privat« bleiben jedoch nur für die Mitglieder der jeweiligen Gruppe sichtbar. Jedes Mitglied der Gruppe kann den gesamten Gruppenarbeitsplatz privat schalten oder zur Veröffentlichung einreichen.