Unter Umständen möchten Sie nicht, dass ein neuer Artikel bereits öffentlich eingesehen werden kann, bevor er fertig ist. Während Sie ihn bearbeiten, soll er nur Ihnen persönlich oder einer kleinen Gruppe zugänglich sein.
Ihre Website kann auch so konfiguriert sein, dass Sie einen Artikel nicht unmittelbar selbst veröffentlichen können, sondern eine andere Person Ihren Artikel vor der Veröffentlichung begutachten muss. Wir bezeichnen eine solche Person im Folgenden als Redakteur.
Von der Idee bis zur Fertigstellung durchläuft ein Artikel in diesen Fällen einen Arbeitsablauf, der die einzelnen Schritte im Zusammenspiel zwischen Autoren und Redakteuren regelt. Plone stellt verschiedene Arbeitsabläufe zur Verfügung, die sich für unterschiedliche Szenarien eignen.
Ein Arbeitsablauf in Plone besteht aus einer bestimmten Anzahl von Zuständen, in denen sich ein Artikel befinden kann, und einer Reihe von Übergängen zwischen diesen Zuständen. Man spricht auch von Status und Statusänderungen.
Der Arbeitsablauf steuert, wer unter welchen Bedingungen Artikel einer Website einsehen darf. Er unterscheidet beispielsweise Artikel, die nur ihr Besitzer sehen darf, von solchen, die den angemeldeten Benutzern oder jedem Besucher der Website angezeigt werden.
Der Status eines Artikels bestimmt, wer den Artikel einsehen darf. Jeder Artikel, der einem Arbeitsablauf unterworfen ist, besitzt einen Status, und im Arbeitsablauf kann dieser Status von Autoren und Redakteuren verändert werden.
Wenn Sie an der Website angemeldet sind, stellt Plone die Verweise auf Artikel in Ordnerübersichten und Portlets farbig dar. Die Farbe zeigt dabei den Status an (siehe Tabelle Farbliche Kennzeichnung der Revisionsstatus).
Farbe | Status |
---|---|
rot | privat |
grün | öffentlicher Entwurf |
orange | zur Redaktion eingereicht |
blau | veröffentlicht |
Elemente wie die Navigation, die Portlets auf der Startseite oder Kollektionen in der Hauptnavigation können außerdem so konfiguriert sein, dass sie nur veröffentlichte Artikel anzeigen.
Nicht jeder Übergang eines Artikels von einem Status in einen anderen ist sinnvoll. Der Arbeitsablauf gibt daher nicht nur die Status, sondern auch die möglichen Statusänderungen vor. Beispielsweise gibt es eine Statusänderung »veröffentlichen«, bei der ein Artikel vom Status »privat« in den Status »veröffentlicht« versetzt wird. Statuswechsel entsprechen den Tätigkeiten, die neben der eigentlichen inhaltlichen Bearbeitung von Artikeln die redaktionelle Arbeit ausmachen.
Der Arbeitsablauf regelt auch, unter welchen Bedingungen man eine Statusänderung vornehmen darf. So darf man beispielsweise einen Artikel nur dann veröffentlichen, wenn man in dem Ordner, in dem sich der Artikel befindet, das Recht zum Veröffentlichen hat. In Abschnitt Artikelansicht »Zugriff« wird beschrieben, wie diese Rechte in einzelnen Ordnern zugewiesen werden können. Wenn Sie also in einem Ordner veröffentlichen dürfen, können Sie dort die im Folgenden beschriebenen Aufgaben eines Redakteurs wahrnehmen.
Plone kennt vier Arbeitsabläufe, die für ganz unterschiedliche Anforderungen ausgelegt sind:
Außerdem kann die Website so konfiguriert werden, dass die Sichtbarkeit von Artikeln nicht durch einen Arbeitsablauf, sondern durch den Status des Ordners bestimmt wird, in dem sie sich befinden. Das ist per Voreinstellung bei Bildern und Dateien der Fall. Solche Artikel besitzen keinen Status und kennen keine Statusänderungen.
Es ist Sache des Administrators zu bestimmen, welcher Arbeitsablauf für welche Artikeltypen einer Website angewendet wird. Es kann also zum Beispiel der Fall eintreten, dass der Artikeltyp »Seite« einem anderen Arbeitsablauf unterliegt als der Typ »Nachricht«.
Plones Standardarbeitsablauf wird als einfacher Arbeitsablauf bezeichnet. Nicht angemeldete Besucher können auf Artikel, die diesem Arbeitsablauf unterworfen sind, erst dann zugreifen, wenn sie veröffentlicht wurden. Siehe Abbildung Einfacher Arbeitsablauf.
Der einfache Arbeitsablauf umfasst drei Status:
Die Statusänderungen entsprechen folgenden Tätigkeiten:
In diesem Arbeitsablauf befinden sich Artikel sofort im Status »veröffentlicht«. Es gibt nur diesen einen Status und damit auch keine Statusänderungen. Wenn ein Artikel, der diesem Arbeitsablauf unterliegt, nicht mehr sichtbar sein soll, muss er von der Website gelöscht werden. Siehe Abbildung Arbeitsablauf mit einem Status.
Artikel im Community-Arbeitsablauf sind für alle Besucher der Website sichtbar, sofern sie nicht ausdrücklich in den Status »privat« versetzt wurden (siehe Abbildung Community-Arbeitsablauf).
Es gibt folgende Status:
Die entsprechenden Statusänderungen heißen:
Der Intranet-Arbeitsablauf ist für Websites gedacht, die ganz oder teilweise nur einer geschlossenen Benutzergruppe zugänglich sein sollen. Der wesentliche Unterschied zum Community-Arbeitsablauf besteht darin, dass man Artikel intern und extern veröffentlichen kann. Siehe Abbildung Intranet-Arbeitsablauf.
Es gibt folgende Status:
Die entsprechenden Statusänderungen lauten:
Plone protokolliert für jeden Artikel die Statusänderungen mit den Kommentaren der Benutzer. Sobald für einen Artikel wenigstens eine Statusänderung oder ein Kommentar zum Arbeitsablauf vorliegt, können Sie das Protokoll einsehen. In der Anzeige des Artikels finden Sie dann unten eine ausklappbare Tabelle mit allen Protokolleinträgen, die mit »Historie« beschriftet ist (siehe Abbildung Ausklappschalter für die Statushistorie).
Die Tabelle enthält für jeden Protokolleintrag folgende Angaben (siehe Abbildung Historie der Statusänderungen eines Artikel):
Dabei ist der Name des Benutzers ein Verweis auf sein Profil in der Website.
Die Revisionsliste ist ein Portlet, das Redakteuren eine Liste aller zur Veröffentlichung eingereichten Artikel anzeigt (siehe Abbildung Portlet »Revisionsliste«).
So haben Redakteure einen Überblick über die anstehende Arbeit und können die zu prüfenden Artikeln direkt aufrufen.
Jeder zu prüfende Artikel ist mit Titel und Datum der letzten Änderung aufgeführt. Der Titel ist ein Verweis zum Artikel selbst, und ein Symbol zeigt den Artikeltyp an. Wenn Sie den Mauszeiger über den Titel halten, sehen Sie zusätzlich die Beschreibung des Artikels.
Die Liste ist nach dem Einreichungsdatum sortiert und beginnt mit dem Artikel, der bereits am längsten auf die Prüfung wartet.
Gehören mehrere Artikel inhaltlich zusammen, kann es sinnvoll sein, ihren Status gemeinsam in einem Arbeitsschritt zu verändern. Das betrifft beispielsweise eine Seite mit den darin verwendeten Bildern oder mehrere Artikel, die gleichzeitig veröffentlicht oder aus dem öffentlichen Angebot herausgenommen werden sollen.
Sie können in Plone gleichzeitig für mehrere Artikel in einem Ordner Freigabedatum und Ablaufdatum bearbeiten, Kommentare anfügen und den Status ändern. Wählen Sie dazu zunächst in der Inhaltsansicht des Ordners die betreffenden Artikel aus. Unter den Ordneraktionen befindet sich eine mit der Bezeichnung »Status ändern« (siehe Abbildung Inhaltsansicht eines Ordners). Sie gelangen daraufhin zum Formular für die gemeinsame Statusänderung.
Das erste Formularfeld (siehe Abbildung Formular für den Arbeitsablauf, oben) enthält eine Liste mit einem Eintrag für jeden angekreuzten Artikel. Zu Beginn sind alle Artikel angekreuzt. Sie können die Menge der tatsächlich betroffenen Artikel nochmals einschränken, indem Sie Markierungen aus der Liste entfernen.
Falls sich in der Liste mindestens ein Ordner befindet, können Sie unterhalb der Liste ein Häkchen setzen und die Statusänderung »auf alle Artikel im Ordner anwenden«. Daraufhin wird der Status aller Artikel geändert, die in den enthaltenen Ordnern und ihren Unterordnern liegen. Falls in der Liste kein Ordner ist, wird diese Option nicht angeboten.
Falls Sie über den Eintrag »Erweitert« im Statusmenü eines einzelnen Artikels zu diesem Formular gelangt sind, enthält die Liste der betroffenen Artikel nur einen einzigen Eintrag.
Die nächsten beiden Formularfelder (siehe Abbildung Formular für den Arbeitsablauf, unten) dienen der Eingabe von Freigabedatum und Ablaufdatum. In beiden Fällen können Sie Datum und Uhrzeit wählen. Für die Auswahl des Datums steht Ihnen ein Kalender zur Verfügung, den Sie über das Kalendersymbol rechts neben dem Auswahlfeld für den Tag erreichen. Wenn Sie ein Freigabedatum angeben, werden die Artikel frühestens ab diesem Zeitpunkt als veröffentlicht behandelt, auch wenn sie bereits vorher in den Status »veröffentlicht« gelangen. Wählen Sie ein Ablaufdatum, so werden die Artikel unabhängig von ihrem Status ab jenem Zeitpunkt nicht mehr als veröffentlicht behandelt.
Nach den beiden Fristen folgt ein Formularfeld für einen Kommentar, der in die Statushistorie der Artikel eingefügt wird.
Schließlich bietet dieses Formular eine Auswahl möglicher Statuswechsel an. Wählen Sie einen Statuswechsel aus, der für einige der Artikel nicht möglich ist, so wird er auf die anderen dennoch angewandt. Sie können jedoch auch die Revisionsstatus aller Artikel beibehalten, wenn Sie nur die Fristen bearbeiten oder einen Kommentar eingeben wollen.